"El individuo adquiere saber en el proceso de la obtención de experiencia mediante la propia acción y mediante su experiencia de las relaciones sociales."
Franz Droge
El hombre como ser social se enfrenta continuamente al trabajo en grupo.
Si cada persona se detiene a pensar en esto, reconocerá que pertenece a varios grupos creados formal o informalmente, en los cuales se establecen polémicas, intercambios de experiencias, sentimientos y puntos de vistas, etc.
Ya Platón decía en "La República o de la justicia" que un grupo surgía de la impotencia de las personas de bastarse a sí mismas y de la necesidad que sienten de muchas cosas que pueden quedar resueltas dentro de tal organización.
En la actualidad es una preocupación de las organizaciones la motivación efectiva del personal para que lleven mejor a cabo las metas de la organización, y lo más exitoso usado últimamente son los grupos face to face, situación esta que propician los propios managers de las organizaciones en innumerables ocasiones. Muchas de estas compañías han expresado que después de la instauración del trabajo en grupo su trabajo se ha vuelto más exitoso y que muchos de los problemas internos han podido ser resueltos, además, son de la opinión que el desarrollo grupal debe ser construido dentro de la cultura de la compañía ya que esto permite involucrar a los niveles más bajos de la dirección.
Está comprobado que el trabajo en grupo permite adoptar decisiones, llegar a conclusiones más ricas que aquellas que son producto del pensamiento individual, además aumenta la calidad de las decisiones de dirección mediante la experiencia e inteligencia colectiva y disminuye la incertidumbre y el riesgo a equivocarse en esta toma de decisiones. El grupo permite también la creación de hábitos, valores, creencias y el perfeccionamiento de las habilidades que permiten lograr cambios en la conducta y dinámica del grupo, en las relaciones personales, permite intercambiar conocimientos y autorreflexionar sobre su trabajo a las personas que lo integran.
Al trabajo en grupo se le ha otorgado el más alto escalón en las fases del crecimiento en las organizaciones, y hasta ahora a esta última etapa del crecimiento no se le ha atribuido ninguna crisis que la preceda, ¿ indicará esto que no sobrevendrá ninguna crisis al trabajo en grupo?, ¿Qué los grupos reinaran de la misma forma a lo largo de todo el desarrollo de la organización?, ¿Evolucionarán los grupos hasta convertirse también en un freno para el desarrollo organizacional?
Estas y otras cuestiones serán centro de estas consideraciones.
2. Desarrollo las ideas
Una definición de grupo sumamente amplia es la que lo caracteriza como a un conjunto de objetos (personas, cosas, etc), de tamaño n sin que el valor de n este rígidamente determinado. Sin embargo el valor n no puede ser demasiado grande.
En el concepto se ha destacado la palabra conjunto, sin embargo el significado de está se refiere en la gran mayoría de los casos a muchedumbres, multitudes, masa, etc. Entonces solo por la diferencia semántica de las palabras, y por la enseñanza de la práctica social que nos informa de cierta manera lo mismo, podemos decir que existe una diferencia entre grupo y otros conjuntos mayores.
Según los sociopsicólogos KRENCH y CRUTCHFIELD un grupo son dos ó más personas que se hallan en relación psicológica explícita entre sí. O sea que exista la necesidad de algún género de acción mutua directa. Lo que se quiere destacar es que un grupo, como dijera ORTUETA, no es una simple colección de individuos, sino una interrelación de personas con un objetivo común.
El concepto de grupo esta muy relacionado, como se ha visto, con el concepto de sistema. Desde está óptica podemos decir que un grupo es un conjunto de componentes (miembros) cuya interacción engendra nuevas cualidades que no poseen los elementos integrantes por separado. Siguiendo este punto de vista, entonces podemos ver que los grupos también cuentan con las mismas características de los sistemas: cualidad resultante, el grupo como generador de un trabajo más creativo y fructífero y su activo papel en la solución de problemas de la organización, composición, miembros del grupo, organización interna, interrelaciones de los miembros del grupo, e interacción, con el medio que rodea al grupo, entrada y salida de información utilizada por el grupo en su actividad.
En la actualidad teniendo en cuenta el cúmulo de grandes y brillantes ideas que a diario surgen en todo el mundo es mucho más difícil que ocurra esto:
La mayoría de las grandes ideas son hoy el fruto del trabajo de grupos de personas que interactúan de forma dinámica para llegar a resultados en su trabajo. Y aunque muchas veces los nuevos descubrimientos lleven el nombre de una persona en específico detrás está el trabajo de unos cuantos colaboradores que de una forma u otra ayudan a traer al mundo esa nueva idea.
Variados experimentos se han realizado y han demostrado que el trabajo en grupo favorece la creatividad y el espíritu de trabajo.
Cuando los animales están juntos trabajan más. Las hormigas por ejemplo construyen sus nidos a una velocidad 3 veces mayor cuando trabajan en grupos. Hay un ejemplo muy típico relacionado con un ave a la que se le dio comida para que saciara su hambre, la misma aprovechó la oportunidad y cuando se pensó que estaba satisfecha se le juntó una segunda ave que había permanecido sin comer 24 horas, y ante la presencia del nuevo compañero la primera ave, muy a pesar de que todos pensaban que estaba satisfecha, comió hasta 2/3 de la cantidad que anteriormente había engullido.
Estos mismos efectos se producen en los grupos humanos y a ellos se deben los mayores esfuerzos que hacen las personas cuando trabajan en grupos.
Entonces vale preguntarse ¿por qué hay grupos? Hay grupos por la "sencilla" razón de que todos y cada uno de sus miembros creen que pueden llenar una o varias necesidades en colaboración con los demás, que solos no podrían llevar a cabo.
Hay que tener en cuenta que sólo se pertenece a un grupo mientras se crea que le ofrece más ventajas estar dentro que fuera de él.
En el gráfico anterior se pueden apreciar algunos de los motivadores o desmotivadores que pueden hacer decidirse a una persona a pertenecer a un grupo o no, y que son analizados por los individuos en la primera variable del proceso por el que las personas atraviesan, y que involucra a cuatro variables.
Este proceso es como sigue:
Con el análisis de la primera variable el individuo encuentra lo que él piensa que pueden ser las ventajas que le ofrece la pertenencia a ese grupo, con el análisis de las tres variables restantes el individuo confirma si en realidad el grupo le ofrece ventajas que justifiquen su pertenencia. A través de la segunda variable, contacto, el individuo realiza la comparación entre la percepción que tenía del grupo cuando estaba fuera de él y la que se forma una vez que está dentro del mismo y en relación directa con sus particularidades específicas. En el análisis de esta variable ocurre lo que podemos llamar una confrontación de imágenes. La variable proceso incluye al hombre en el proceso de desarrollo de sus tareas y roles específicos dentro del grupo, y la última variable, producto, es el fruto del trabajo del hombre en interdependencia con los otros miembros del grupo y que este evalúa de satisfactorio o no.
Los individuos perteneciendo a un grupo satisfacen dos grandes necesidades: la primera es aprender de los demás, compartir ideas, sentimientos, a estos grupos cuyo fin es la superación individual se les denomina Grupos de aprendizaje, la segunda es actuar con los demás, tomar decisiones, planear el trabajo, a estos grupos cuyo fin es la productividad se les denomina Grupos de acción. De más está decir que como en esta vida no todo es absoluto estos tipos de grupo no existen puros en la sociedad, sino que podemos encontrar a nuestro paso por las organizaciones y empresas y en la misma sociedad híbridos de ellos.
A continuación vamos a presentar una gráfica en donde se puede apreciar una escala que permite comprender cuándo un grupo deja de ser de aprendizaje y cuando entra a ser de acción.
Hay algunos problemas que limitan a algunas personas a decidirse a integrar un grupo cuando este está ya formado, de ellos podemos destacar dos inhibidores de gran empuje en los individuos:
(1) el miedo a no ser aceptado como miembro del equipo, y (2) el miedo a "no dar la talla" una vez que pertenezca al equipo. Hablando sobre este tema el profesor M. CALVIÑO de la Universidad de la Habana destaca dos grandes trampas que atrapan al individuo ante esta situación, la primera es la trampa del que llega, o sea, la exigencia del nuevo integrante a querer comportarse de la misma manera que los integrantes que ya pertenecían al equipo, de querer aportar ideas que lo hagan despuntar dentro del equipo, o simplemente permanecer callado por temor a no dar una idea de la magnitud de la que dan los otros integrantes, la otra es la trampa de los que están dentro del equipo que exigen de la persona que llegue que sea como ellos. Estos problemas en muchas ocasiones llevan al grupo a la involución y hacen que su potencial creador descienda.
Los grupos para enfrentar la búsqueda de soluciones a los diferentes problemas que se le presentan en su quehacer diario, cuentan con diferentes fases, este proceso está siendo cada día más intenso, ya que el trabajo grupal ha venido siendo en estos últimos años una de las más utilizadas técnicas a la que han recurrido los managers de las más, y las menos prestigiosas compañías del mundo.
Las fases a las que nos referimos son las siguientes:
Fase # 1: Planificación.
Esta fase esta relacionada con la definición de las metas, objetivos y el establecimiento de la misión del grupo. En esta fase es en donde radica el éxito del grupo, ya que de la correcta definición de los problemas existentes, el esclarecimiento de las expectativas del grupo y de las vías que se van a seguir para la solución de los problemas detectados, depende en gran medida cada una de las fases restantes.
Fase # 2: Identificación de las oportunidades de mejora.
En esta etapa se llevan a cabo una serie de actividades encaminadas a sopesar las oportunidades y los inhibidores que pueden presentarse para la consecución de los objetivos planteados. Esta etapa comienza con la conducción de las oportunidades, en ella se realizan reuniones de contribución o valoración en donde se confecciona una lista de funciones que el grupo va a comenzar a jugar desde ese momento en la solución de la problemática planteada, se seleccionan las funciones de mayor importancia y premura, y luego se confecciona una lista de actividades para cada función.
Se determinan los inhibidores mediante las técnicas de generación de ideas brainstorming, etc., se le da un ranking a cada inhibidor seleccionando los de mayor puntuación.
Se confecciona una lista de factores de éxito que no es más que identificar los elementos (oportunidades) que, encontrados en la situación actual de la organización, apoyan la consecución del estado deseado.
Fase # 3: Implementación y seguimiento
Esta fase está destinada a la generación y coordinación de acciones para neutralizar los inhibidores, actuar donde el inhibidor es más influyente en los costos de calidad y productividad. Se identifican responsabilidades y se realiza el plan de acción.
El seguimiento no es más que el monitoreo de las acciones que se han implementado en pos de la solución del problema. Asegurarse que el plan se cumpla.
Ya habíamos destacado dos necesidades fundamentales que satisfacen la pertenencia a un grupo determinado, otras necesidades que también se satisfacen en los grupos son: compromiso e identificación. comportamiento social, afiliación. El grupo se ha caracterizado por ser un sistema de trabajo económico que da a los de más abajo la oportunidad de dar opiniones, comunicar ideas a los altos managers.
Los grupos promueven la interacción, la participación, la cooperación, promueve resultados positivos en el trabajo, el incremento de la motivación, estimula la ideas y el conocimiento relevante, permite que la solución de los problemas se haga de forma más creativa, el grupo de hecho ya constituye una nueva armazón para enfocar los problemas organizacionales.
Por todo lo anteriormente dicho son ya muchas las grandes compañías que valoran estas ventajas del trabajo en grupo y están implementando, o ya lo han hecho, esta forma, a la cual se le ha llamado la última etapa del crecimiento de las organizaciones, de trabajo cooperativo.
El nombre de los grupos varía en muchos casos de acuerdo a la filosofía de la empresa, equipos por la excelencia, equipos de funciones cruzadas, comités o equipos solamente, pero a pesar de los diversos nombres su esencia es la misma y los integrantes son también los mismos. Estos equipos están integrados por 6 a 10 miembros incluido el manager, y cada miembro tiene su rol determinado. No es aconsejable grupos con una mayor cantidad de integrantes por los problemas de comunicación que esto puede acarrear, que a la larga son los principales causantes de las sudivisiones dentro del grupo y su tendencia al rompimiento del mismo.
Como se había dicho anteriormente dentro del equipo existen determinados roles los cuales van a ser descritos a continuación:
Líder: como ya se dicho en varias ocasiones no se consive un grupo sin líder ni un líder sin grupo, o sea que es inevitable la presencia de este elemento encargado, más que de dirigir la reunión, de ser un activo participante, tomar las decisiones finales, discutir sus puntos de vista. Es la figura destinada a la representación del grupo, cuyo desempeño puede ser crusial para el éxito. El líder puede ser cualquiera de los miembros del grupo, pero debe de cumplir la condición de ser elegido por estos.
El líder del grupo se puede encontrar con respecto a este de las siguientes formas:
En la situación 1 los miembros del grupo tienen una relación individual con el líder, que es un elemento de unidad.
La situación dos muestra un grupo centrado en el líder y este centrado en el grupo. El líder tiende a resolver la situación de dependencia del grupo respecto a él, solo así logra que sea dinámico el sistema de relaciones interpersonales y que de este modo se transforme en relaciones sociales.
La representación de la situación tres nos muestra a un líder que vive en un grupo en el que se ha instaurado una relación social, está parcialmente fuera y dentro del grupo.
En la cuarta situación se desarrolla la dinámica de grupo. El líder es percibido como fondo: como un miembro más que vigila el mantenimiento del espíritu del grupo.
La quinta situación se ve al líder como el representante de una organización superior por lo que esto engendra admiración, respeto y obediencia. El líder está dentro del grupo para alentar la confianza en el grupo.
La dominación del líder sobre el grupo se pone de manifiesto en la sexta situación, esta dominación se instaura para mantener las normas de grupo establecidas. El líder pasa a ser el centro del grupo desplegando una fuerte actividad persuasiva sobre sus miembros.
Registrador: es la persona encargada de crear un registro visible de la reunión para la toma de soluciones, esta tarea debe ser llevada a cabo con las mismas palabras de las personas que emiten sus ideas, le está permitido utilizar frases y palabras claves y debe permanecer neutral.
Facilitador: Hace más productiva la solución del problema, es el encargado de la discusión de la agenda, del establecimiento de las reglas de conducta, del mantenimiento de la participación abierta y balanceada. El facilitador es una persona positiva que ofrece impluso a los demás miembros del grupo, provee al grupo de discusiones cuando se han llegado a soluciones demasiado rápidas, crea el ambiente para que el miedo y la crítica no inhiba expresar ideas, determina si el plan de acción está acorde a los objetivos de la misión para concentrar la energía del grupo sobre las tareas comúnes. Es el encargado del entrenamiento del grupo, de las tareas de coordinación y comunicación de lo que se va a hacer.
Miembro: Participa activamente, centra sus energías en la consecución de los objetivos determinados, se cerciora de que sus ideas sean controladas, puede sugerir procedimientos y determinar el curso de la reunión, mantiene al facilitador y al registrador en sus papeles neutrales.
Aunque se dice que el líder del grupo es la persona que se considera la cara del grupo y el que en un momento determinado provoca impactos tanto integrantes como desintegrantes en el grupo, C. ROGERS es de la opinión que más que ese líder, lo que el grupo necesita es un buen facilitador que sea capáz de llevar adelante al grupo aportando un propósito apropiado para el desarrollo de la actividad, una guía y una estructura.
Desde esta óptica podemos decir que la máxima aspiración de cambio en un grupo es que su líder se convierta de un manager que solo da órdenes en un manager facilitador, ya que el rol del facilitador es precisamente el de llevar al grupo a la generación de respuestas a los problemas, a construir la visión inspiradora del grupo, y a desarrollar los planes que motiven a los miembros a la consecusión de las metas planteadas.
Es interesante la composición de estos grupos de trabajo de nuevo tipo, en ellos entran todo tipo de personas dentro de la organización. A ésta heterogeneidad de personas se le ha llamado entrelazamiento de la estructura del equipo.
Los equipos estructurados de esta forma se permiten encontrar una cultura de trabajo que ha sido creada para la eliminación de las barreras que en muchos casos persisten entre los distintos niveles de la administración, entre la alta dirección y los empleados. Solo eliminando lo concerniente al miedo y las deficiencias de comunicación el equipo puede dirigirse al éxito seguro en su empeño de enfrentar las diversas problemáticas que se presentan en la organización. El trabajo en grupo permite hacer saber a los empleados que sus inputs, sus experiencias, ideas y opiniones son también importantes.
En estos equipos para el trabajo están comprometidos los de más alto nivel de dirección y los expertos de la producción o los servicios, los empleados. Es por eso que el trabajo en equipo a venido a sustituir la dirección piramidal por la plana ya que en el equipo se encuentran reunidos un eslabón de cada cadena que conforma la organización. Ya las decisiones no provienen de arriba, las órdenes ya no las da un supervisor determinado, ahora es el equipo quien decide donde el proceso comienza y termina, lo que se espera de él y de acuerdo con esto crea una lista de objetivos priorizados y el mismo plantea cómo los va alcanzar y cómo va a medir los resultados que se esperan.
Esto apoya el principio de dirección que plantea que cualquier desarrollo lleva consigo la creación de una unión interna entre todos los "jugadores" de importancia en la solución de los problemas.
Algunos autores plantean que este nuevo enfoque de equipos o grupos de trabajo da resultados mucho más satisfactorios que los llamados Círculos de Calidad, ya que estos últimos buscan un problema, lo analizan y lo arreglan, pero los equipos no tratan de arreglar nada en específico en un área determinada, ellos tratan de mejorar el proceso en general. Estos equipos más que un proveedor de paleativos es un curador de enfermedades generales.
La implementación de los equipos de trabajo, según las propias compañías que los emplean, han reducido en gran porciento los errores en sus procesos y lo más importante de todo es que también las actitudes de los empleados han comenzado a dar un vuelco considerable, cosa esta que hace que los directivos vean al trabajo en grupo como un factor de competitividad de apreciable valor con el que hay que contar. Este estilo participativo en la toma de decisiones, de responsabilidad individual y colectiva, hace que ya los managers no se vean como un juez inalcanzable sino como un coach interactuando con sus empleados para la consecución de un objetivo común: el éxito de la organización.
Ya los empleados no sólo están para cumplir órdenes, ahora se cuenta con ellos para tomar decisiones, se ha instaurado una democracia interna, por esto se requiere de conocimientos no solo prácticos y basado en la experiencia, y para su obtención los equipos reciben entrenamientos, cada uno de sus miembros pasa cursos tanto de la actividad que realiza la empresa como de perfeccionamiento del rol que juega dentro del equipo.
El entrenamiento es de vital importancia ya que de la forma en que sean entrenados los equipos dependerá su éxito.
Por supuesto existen otros determinantes del éxito de los equipos de trabajo en la organización, los otros factores que están involucrados en ese éxito son: (1) la credibilidad del sistema para que el proceso pueda ser controlado, o sea que la información, los datos con los que trabaje el equipo sean confiables, esto le permitirá trabajar sobre bases sólidas y luego poder controlar si las metas y objetivos que se trazaron han sido alcanzadas. (2) El establecimiento de estándares de trabajo y de comportamiento. Como el trabajo en grupo es uno de las últimas tendencias de trabajo en las organizaciones y evidentemente se han obtenido resultados interesantes con ellos, a veces se tiende a pedir mucho más de lo que los equipos pueden dar, soluciones mucho más complejas en menor cantidad de tiempo, por esto el éxito de los equipos también depende de cuan adecuado sean los estándares de trabajo que se le establezcan. Las normas de comportamiento establecidas por el grupo también afectan la moral y la productividad del mismo, de esto se desprende la importancia de la relaciones que deben existir entre ambos estándares. (3) La organización, ese grupo de personas interactuando juntas en una relación formal con el propósito de alcanzar las metas propuestas es de vital importancia también en el éxito del grupo. Depende de la filosofía de la organización, de la manera de ver a estos equipos de trabajo, del compromiso que sea capaz de crear en los grupos con ella, que los grupos podrán desempeñar un mejor o peor trabajo. (4) Los miembros del equipo son otro elemento, por no decir el de más importancia, sobre el cual descansa todo el funcionamiento de un grupo de trabajo, de su motivación por la tarea, de la significación que ésta tenga para ellos, de lo que signifiquen los resultados de su trabajo, de la medida que los resultados se acerquen a las propias expectativas de los trabajadores dependerá el buen trabajo del equipo. Es importante también conocer lo que se denomina el background del grupo, que no es más que el conjunto de experiencias que cada individuo trae al grupo, una dirección efectiva depende también de cuan bien se conozcan esas experiencias, de cuan bien están preparados los individuos para su integración al grupo y su actitud positiva para comprender la necesidad de cambio constante y el papel a asumir ante la resistencia al cambio de algunos otros miembros del equipo. La filosofía imperante debe ser la de: lo haremos, si lo hacemos todos juntos. (5) Los incentivos que sirvan de estímulo para alcanzar resultados del trabajo que realizan. (6) El estilo de dirección que se emplee para la conducción del grupo. Esto se refiera a la forma en que los actos de liderazgo estén encaminados a ayudar la locomoción del grupo. (7) Los patrones de participación que pueden ser descritos en términos de quién habla a quién son determinantes ya que el grupo funciona y depende, precisamente, de la participación activa de sus miembros. Estos patrones de participación dicen algo del estatus y el poder del grupo, y a menudo indican cuan efectivo es el mismo en la utilización de los recursos de sus miembros. Hay que destacar que la participación no es una meta grupal, sino que se alcanza con el desarrollo del grupo dependiendo mucho de las actitudes y expectativos de los miembros y del estilo del jefe. (8) Los patrones de comunicación están relacionados con lo que los miembros hablan y el efecto de lo que dicen. De la claridad de lo que se dice, la aparente honestidad con la que se expresan las opiniones y la habilidad de escuchar empáticamente a los otros influyen significativamente en la efectividad grupal. Es importante también prestar atención a las expresiones no verbales de los miembros del grupo ya que es la respuesta primaria que ofrecen a lo que otros dicen. (9) Los procedimientos del grupo afectarán la efectividad del mismo en la medida que el grupo sea más resistente a variarlos. (10) La cohesión está relacionada con cuan atractivo sea el grupo para sus miembros. La más efectiva cohesión es cuando cada mienbro se siente libre de expresarse y hacer contribuciones al grupo sin perder su individualidad. (11) La atmósfera del grupo está en dependencia de si este tiende a la aceptar o a ser defensivo. Un grupo que tienda a aceptar estará dispuesto a escuchar, a comprender, a confiar en sus miembros en aras de lograr la mayor creatividad en las soluciones para una mejora del trabajo, de manera contraria se comportaría el grupo defensivo.
No obstante a todas las ventajas y factores que garantizan el ganar de los grupos se debe señalar, con relación al tratamiento de las individualidades, que existen comportamientos dentro del grupo que pueden ocasionar dificultades a los demás miembros o a la misma consecución de la solución de los problemas del proceso. Estas actitudes son las siguientes:
Compensación: trata de compensar defectos personales, estas personas pueden manifestarse de diferentes formas, (1)
llamando la atención buscando ser reconocido dentro del grupo, (2) haciéndose una persona dominante intentando hacer sentir su autoridad o su superioridad, (3) buscando diversión en la actividad del grupo, así muestra su desinterés su cinismo, etc.
Muchos autores han identificado estos personajes dentro del grupo y los han denominado de diversas manera como por ejemplo: el dominador, el buscador de alabanzas, el defensor de intereses especiales, el payaso, el mundano o frívolo.
Conducta agresiva: son aquellos individuos que tratan de atacar individual, física o verbalmente a los otros miembros del equipo, se basan en un problema de frustración agresión y se manifiestan fundamentalmente cuando los esfuerzos de una persona se ven frustrados por alcanzar una meta. En este caso existen personajes como los denominados: el agresor, el obstrucionista, el aplastaideas.
Retraimiento: son aquellas personas que contrariamente a los de conducta agresiva su comportamiento se basa en la frustración - aislamiento, o sea que ante cualquier problema dentro del grupo se aísla y se pone al margen de los demás integrantes del equipo, este personaje es denominado el buscador de ayuda.
Racionalización: son esas personas que tratan de disfrazar sus estereotipos con otras ideas que en definitiva dejan entrever la personalidad inestable que caracteriza a estos personajes. Las personas crean lo que se denomina "mentiras racionales" destinadas a los demás, pero fundamentalmente a ellos mismos ya que de ellas obtienen su confianza y poder.
Estos son personajes que debemos conocer y controlar dentro del grupo y tener muy en cuenta para que con sus actitudes negativas no destruyan todo el esfuerzo que emplea el grupo para la solución de los problemas que enfrenta en la organización, ya que el grupo como tal, funciona dependiendo de la participación activa y sinérgica de sus integrantes. No obstante estos elementos, si se saben manejar, no son los que determinan el comportamiento y el éxito del grupo como ya se ha visto con anterioridad.
Toda este desarrollo grupal que está viviendo las empresas no es más que el desarrollo lógico de la vida empresarial que cada día va madurando más, ya S. COVEY en su libro "The Seven Habit of the Effective People" denominó a este crecimiento el continuo de la madurez por el cual han pasado y están pasando todavía muchas gerencias dentro de las organizaciones, y analizando en que punto del continuo están estas gerencias sabremos el comportamiento de esa organización.
Las organizaciones parten con una gerencia sustentada en una dependencia basada en el paradigma del tú y esa dependencia la lleva a culpar a los empleados por los resultados que obtenían, la lleva a proclamar a los empleados los guardianes de la organización por el simple hecho de pagarles un salario. Las organizaciones dependientes están constantemente diciendo a sus empleados tú me cuidas, tú haces para mí, yo te culpo a ti por los resultados. Afortunadamente cada día son menos las organizaciones dependientes. Las organizaciones con gerencias independientes se basan en el paradigma del yo, yo soy responsable por los resultados por lo tanto yo soy quien tengo que decidir los que se va hacer, yo me basto a mi mismo para llevar adelante este negocio, obviando de esta manera a sus empleados. Y en la parte más alta de la espiral encontramos a las empresas interdependientes basadas en el paradigma del nosotros que no es más que el propio trabajo en grupo esta fase es la meta de muchas organizaciones individuos y grupos ya que en el núcleo del grupo también se puede identificar esta espirar de la madurez, siendo interdependientes giramos en180 grados nuestros pensamientos, ahora decimos nosotros podemos hacerlo, nosotros podemos cooperar, nosotros podemos combinar nuestros talentos y aptitudes. Es en esta etapa es donde se reconoce que un equipo es un grupo de personas que no solo comparten una meta común, sino que están conscientes de la naturaleza interdependiente de sus roles, y de como sus respectivos talentos complementan el esfuerzo conjunto por asegurar el éxito.
El hecho de situar a las relaciones interpersonales de cooperación para el trabajo como última fase de desarrollo de las empresas, hasta donde se puede avizorar, data ya desde 1972 cuando GREINER publicó en el Harvard Business Review un artículo titulado "Evolution and Revolution as Organizations Grow" en este artículo el autor destacaba 5 fases de crecimiento de la organización, estas cinco fases a medida que se iban sucediendo generaban diferentes actitudes del personal e iban acompañadas de crisis empresarial / gerencial. Estas fases de forma resumida se sucedían de la siguiente forma:
Donde la línea continua representa la evolución y las irregularidades representa la revolución.
En la fase # 1, considerada como la base del crecimiento, existe una comunicación muy fuerte entre el jefe y los empleados, la organización de forma general está presa de un gran entusiasmo y una fuerte motivación que permite al negocio crecer, no obstante sobreviene la crisis de liderato y comienza la confusión entre los integrantes de la organización. No hay quien dirija.
La fase # 2 se caracteriza por el establecimiento de una dirección y liderazgo fuerte, se implementan sistemas para la dirección del personal, se crea un sistema de incentivos personales y la comunicación se lleva a cabo sobre una base formal. No obstante, de resolver la crisis de liderato como las personas se ven imposibilitadas de tomar decisiones como antes lo hacían sobreviene la crisis de autonomía. Necesidad de autodirección.
En la fase # 3 se establece el sistema de delegación que le permite a las personas tomar sus propias decisiones contando ya con cierto grado de autoridad y responsabilidad. Resuelta ya la crisis de autonomía apelando a la delegación sobreviene la crisis de control. Florece el individualismo y la toma de decisiones no coordinadas.
Es en la fase # 4 donde se crean grupos de trabajo, sistemas formales de planificación y control, se centralizan los departamentos y de esta manera se resuelve la crisis de control, pero sobreviene la crisis de papeleo donde predomina el exceso de formalismo y se comienza a rechazar todo lo que esté relacionado con sistemas de control y reportes.
En la fase # 5 se crean fuertes grupos de trabajo autodirigidos como consecuencia de una fuerte estimulación del trabajo en equipos. Existe una fuerte relación interpersonal entre los miembros de los grupos y de la organización, se instaura la autodisciplina y no el control formal. Estos equipos de trabajo reciben una atención especial de entrenamiento para el buen desempeño de su tarea.
Como se puede observar es en esta quinta fase en donde se recoge gran parte de los que se había hablado con anterioridad acerca del desarrollo grupal dentro de la organización, y es también donde el gráfico visto queda inconcluso sin informarnos de la próxima crisis ni de la próxima etapa de crecimiento y es a este asunto a lo que los siguientes párrafos estarán dedicados.
Para poder ofrecer una lógica a los razonamientos que siguen a continuación, vamos a comenzar a analizar las diferentes fases por las que consideramos pasa el grupo.
Los grupos tienen diferentes fases por las que transita desde el mismo inicio de su formación, estas fases ilustradas en un gráfico que, desde la óptica de este trabajo se pueden ver de la siguiente manera:
En cada una de estas fases los grupos cuentan con diferentes características que permite identificar por el estadio que atraviesa.
La primera de las fases es la individualista en donde podemos encontrar un grupo difuso, centrado en el líder que actúa como elemento de unión. En esta fase de formación del grupo es donde comienza el establecimiento de nuevas relaciones dentro de la nueva organización que se está creando. Se hace necesario vencer las individualidades, la lucha por la inclusión, el poder y la influencia, la aceptación e intimidad, identidad y papel, para que cada miembro pueda comprender el por qué se ha formado el grupo. La mayoría de las veces esta etapa transcurre en una atmósfera de desconfianza y adversidad y existe gran rechazo al compartimento de la información, todo condicionado por un alto grado de incertidumbre.
En esta fase se debe comenzar a trabajar sobre una serie de fases que facilitan el posterior tránsito por las otras etapas hasta constituirse como grupo real. Estas fases son:
1.- comenzar a crear un clima de grupo positivo,
2.- tratar de establecer la misión del grupo,
3.- determinación en el menor tiempo posible el qué hacer y el quién lo va a hacer,
4.- fomentar el sentido de interdependencia de los miembros,
5.- identificar los riesgos.
Estos elementos deben repasarse en cada una de las etapas posteriores.
La segunda fase es la denominada de identificación el grupo característico de esta fase es un grupo asociativo en el que las personas que lo forman acaban de entender que forman un grupo en el cual todos se estiman y en donde se comienza a alcanzar una armonía en las relaciones grupales, aunque las interacciones grupales no son fuertes aún.
Esta es una etapa en la que los conflictos personales llevan al esclarecimiento de los roles , tareas, responsabilidades y expectativas. Los debates, conflictos y hostilidades van dando lugar a la identificación del grupo, y esta es alcanzada por la preocupación por la armonía y el interés por salvar esos mismos conflictos, así como la esperanza de formar el grupo ideal.
La tercera fase la llamamos de integración en donde encontramos a un grupo cooperativo, que ya ha aceptado su estructura grupal, preocupado por sus metas, su rendimiento y fundamentalmente por la conservación del grupo al que pertenecen.
Los miembros se sienten bien en su ambiente de grupo y perciben que su resultado tiene un propósito y un valor, de ahí la preocupación por los rendimientos y el trabajo en equipo. Se hace una exhibición de cohesión por el gran acercamiento de todos los miembros al equipo para cooperar intercambiando ideas, tratando de aportar lo mejor de sí y tratando de discutir las discrepancias que se presentan.
La fase cuarta denominada de madurez y estabilización hace gala de un equipo maduro y autodirigido el cual se ha denominado colaborador en él sus miembros juegan sus verdaderos roles. El trabajo que se realiza es caracterizado como cooperativo y colaborativo. Se puede observar una alta cohesión entre los integrantes del equipo. Es en esta etapa en donde se manifiestan plenamente las ventajas del trabajo en grupo: (1) recursos incrementados (mayor conocimiento e información), (2) mayor número de acercamientos a un problema (mayor cantidad de enfoques), (3) hay una mayor aceptación de las decisiones, (4) mejor comprensión de las decisiones, (5) incremento del estímulo al esfuerzo mental (hay más atención sobre ese grupo ya que va a generar soluciones avanzadas), (6) combinan diferentes habilidades de procesamiento de información, unos elementos del grupo poseen la información, pero no saben como usarla, otros miembros son hábiles para extraer información relevante de los otros, otros son hábiles al examinar analíticamente la información y las alternativas para la decisión, y otros son hábiles en extraer grandes ideas de informaciones que en ocasiones parecen que no están relacionadas con lo que se discute.
Además se pueden palpar los elementos que hacen exitoso el trabajo del grupo:(1) cuentan con una misión para trabajar juntos, (2) gran sentido de interdependencia y reconocimiento de la necesidad de una variedad de habilidades representada por una colección de "jugadores", (3) comprometimiento y búsqueda de concertación, (4) alto sentido de responsabilidad y unidad de funcionamiento.
Una quinta fase por la que atraviesan los grupos es la llamada centada en grupo o grupocéntrica. Los grupos característicos de esta fase los hemos denominado fortaleza sitiada.
Esta es una fase de idilio grupal en la que sus miembros se censuran aún sus propias ideas y minimizan sus importancia. El individuo supervalora las características y posibilidades del grupo y en ocasiones se siente supeditado a él observándolo como algo superior e infalible. El grupo se convierte en la máxima unidad de confianza de los individuos, y este se transforma en una sala de espejos en los que los miembros se miran, como en un espejo, en los demás miembros que le sirven de esquema de referencia. Las opiniones de unos son aceptadas por cada miembro como si fueran las suyas propias.
Existe tanta preocupación por el trabajo en equipo más que por la organización y la real consecución de las soluciones que esto trae como consecuencia una pobre comunicación que estimula la supresión de información que en una momento dado puede resultar importante a los efectos de los problemas que se resuelven o de la actividad que se está llevando a cabo.
En esta etapa hace aparición un fenómeno muy importante y que se le ha denominado (CHAPMAN, "Management for Engineers" ) pensamiento de grupo el cual se caracteriza por una resonancia de ideas entre los miembros del grupo, para los
cuales el grupo es ya la máxima expresión de confianza para los individuos que los integran.
Entiéndase por pensamiento de grupo no el que surge de las ideas de todos los miembros del grupo en pos de lograr una solución participativa. Este pensamiento grupal es la aceptación de una idea aunque no sea la mejor, solo tiene que provenir del grupo, que muchas veces se iguala a una o varias personas que son consideradas como las más capacitadas dentro del equipo.
El pensamiento de grupo, como se decía anteriormente, se presenta en esta etapa ya que las condiciones para su surgimiento están dadas precisamente en este estadio del grupo, en el cual sus integrantes están presos de una alta estimación por sus compañeros de grupo, manifestándose una alta cohesión entre ellos, el grupo se ha alejado de las influencias exteriores y deja como tal deja de ser un sistema para convertirse en una fortaleza sitiada en la que surge un fuerte hábito entre sus miembros que radica en el creer que un buen miembro de grupo se define por el hecho de no tener diferencias de opinión con los otros miembros, ya que del grupo surgen las mejores ideas, y el grupo en sí son sus miembros, de ahí se deduce el principio de no contradicción a través del cual se pierde la controversia y la lucha de opiniones grupal que es un elemento vital, la base del desarrollo creativo del grupo (situaciones como esta ya fueron comentadas por R. LOWENTHAL en su "Studenten und demokratische offentlichkeit" en 1967), todo este proceso es propiciado por el alto estrés de los miembros del grupo con un bajo grado de confianza de encontrar una mejor solución que la ya favorecida por la mayoría del grupo y ello trae consigo una falta de procedimiento sistemático para la examinación de las alternativas presentadas en el proceso de solución de las distintas problemáticas y de realización de la tarea en sí.
En nuestra opinión en esta etapa se evidencia una pérdida de la personalidad individual y se instaura la personalidad grupal. El
acuerdo con el grupo se da por la convicción de que el grupo nunca va a estar errado, no hay "presión" en ello. El individuo esta persuadido de esta situación, la considera adecuada y se produce una aceptación libre de las alternativas ofrecidas por el grupo.
La sexta fase se puede denominar de estancamiento y comenzamos a observar un grupo conformista que comienza a sentirse exhausto tanto emocional como físicamente por el trabajo en equipo y la fuerte presión para lograr soluciones innovadoras. El equipo está asediado por un factor de última hora el tiempo, y cada día se le piden soluciones más complejas en un plazo más corto.
Debido a la fuerte influencia que tiene ya el equipo sobre sus miembros, comienzan a manifestarse opiniones y patrones de
conducta más o menos uniformes que los hacen más semejantes unos a otros. Los individuos dependen en alto grado del grupo para formar un modo estable de respuesta, experimento demostrado ya por SHERIF.
Existe la tendencia a la aceptación de la influencia grupal, no precisamente por el total acuerdo con las soluciones que este de forma general está brindando, sino más bien para lograr un consenso entre los miembros que para tratar de buscar la mejor alternativa. Entra a funcionar en esta etapa el fenómeno llamado argumento ganador, o sea gana la alternativa que sea mejor argumentada, no importa que sea la mejor, los miembros del grupo la apoyan ya que es mucho más fácil aceptar que buscar argumentos para contrarrestarla, esto puede traer como consecuencia individuos dominantes dentro del grupo que lleven a cabo la toma de decisiones dejando a los demás miembros la oportunidad única de aceptar sus alternativas.
Un principio muy aplicado en esta etapa fundamentalmente es el del refuerzo mediante el cual las personas aplican la importación de soluciones ya dadas para otros problemas similares a los que enfrentan en ese momento.
Es característico de esta etapa un creciente conformismo vicioso que lleva a los miembros del grupo a aceptar la opinión grupal influya o no la presión que pueda ejercer este sobre los miembros del grupo, lo que no indica que este conformismo sea propiciado por la alta actividad persuasiva implícita o explícita entre los miembros del grupo o del líder que cuente con el poder suficiente como para inducir conformidad.
Del mencionado conformismo existen algunos detractores que alegan que el hecho de aceptar las alternativas que brinda la mayoría del grupo no es ser conformista, con esto estamos de acuerdo, no obstante no es a esto a lo que nos referimos cuando mencionamos el conformismo en los individuos que integran el grupo, sino a aquel que es propiciado por la fuerte actividad persuasiva para hacer que los individuos se atengan a las normas del grupo que ya en esta etapa comienzan a ser cada vez más estrictas, nos referimos al conformismo propiciado por la venta de ideas y opiniones preelaboradas por alguien, por las reacciones defensivas del grupo al desacuerdo, por la dominación de las discusiones del grupo por solo unos pocos miembros, que no oyen, solo cuando se va a refutar un argumento contrario al que ellos proponen y que debe ser tomado como la máxima expresión del pensamiento del grupo, todo esto genera el conformismo al que nos referimos que hace alejarse a las personas del grupo, que hace a las personas ensimismarse y retener información, ocultar ideas, antes de ir en contra del grupo que ya ha sido considerado como el non plus ultra de las aspiraciones de cada uno de sus miembros.
No existe un tiempo determinado que rija el paso de un grupo por una fase, esto depende de las condiciones del entorno en que se desarrolle el grupo. Inclusive vale aclarar que algunas de estas etapas pueden estar solapadas y en ocasiones se hace muy difícil su identificación a través de la vida del grupo.
Después de haber analizado estas etapas de desarrollo grupal podemos preguntarnos si ¿estarán destinados los grupos, una de las diferencias básicas de estos tiempos en los esfuerzos para un mejor desarrollo organizacional, a enfrentarse a una nueva crisis?, ¿serán estas organizaciones destinadas a realizar cambios de actitudes, primero de las personas y luego de la total organización de la empresa, las que puedan convertirse en un freno para el desarrollo de la propia organización?
Desde nuestro punto de vista es el conformismo grupal la nueva crisis que sobrevendrá al trabajo en grupo.
Según J.P. JONES existen ciertas condiciones para que un grupo sea efectivo y ellas son: (1) confianza mutua, (2) apoyo mutuo, (3) comunicación sincera, (4) aceptar los conflictos como normales, trabajar con ellos y propiciarlos en ocasiones, y (5) respeto mutuo para las diferencias individuales.
Como se puede apreciar en esta última etapa del desarrollo grupal los equipos o grupos que la transitan no hacen precisamente gala de estas características, por lo que el grupo en sí deja de cumplir el objetivo para el cual fue creado y esto conllevará en un momento dado a su total desaparición por la propia decepción de sus integrantes que no verán más ventajas en la pertenencia a dicho grupo.
En esta etapa, que se ha convertido en la crisis que pondrá fin al tiempo de los grupos como organización generadora de óptimas soluciones y de trabajo creador, aparecen barreras que van a frenar el proceso grupal, y que destruyen por completo los paradigmas sobre los cuales se sustenta el desarrollo de los grupos.
La aparición de estas barreras hacen que cada día los integrantes del grupo tengan menos oportunidades de compartir las soluciones y decisiones, por lo que acción sobre el proceso cada vez es menor. El grupo se va convirtiendo en un ente egoísta, dominado por unos pocos, que sacrifica a los demás miembros en aras de alcanzar sus propias aspiraciones que hace mucho dejaron de ser las mismas que la de los otros integrantes.
Es observable es este estadio de los grupos que sus paradigmas han sido violados.
El paradigma de las actitudes se basa en una de las variables de éxito del grupo, las actitudes de los miembros hacia el grupo y la actividad que realiza.
Si las actitudes de los miembros del grupo son positivas esto va a generar un movimiento positivo del grupo como entidad hacia el logro de las metas y objetivos propuestos, a través de una alta participación de los miembros del equipo, favorecida por un alto grado de confianza, una gran cohesión.
Si las actitudes de los miembros son negativas y contrarias en algunas individualidades se genera una disociación negativa del grupo de la misión establecida.
Es cierto que las actitudes de los integrantes del grupo estarán condicionadas por el medio interno y externo del grupo, es por eso que ya en esta etapa, ante la imposibilidad de mantener un clima grupal favorable las actitudes positivas seden ante las negativas y se modifica por completo el comportamiento del grupo. Ya los miembros no encuentran una razón por la cual trabajar juntos en ese grupo.
El paradigma de las relaciones humanas se basa en la calidad de las interrelaciones de los miembros del grupo.
Como se ha podido observar los procesos humanos dentro del grupo en esta última etapa nunca van a contribuir al comportamiento positivo de los miembros del grupo ya que las vivencias de los individuos dentro del grupo no resultaran experiencias gratas que propicien su interés por la tarea a realizar, disminuyendo así su motivación por la alcanzarlas metas planteadas. Más que un equipo interdependiente se convierte en un equipo con entes independientes que tiran cada uno para su propio costado.
El paradigma del líder esta relacionado con otra variable de éxito, el estilo de dirección del grupo. De la actitud del líder con respecto al grupo, en situaciones determinadas, dependerá también el comportamiento y los resultados de este último.
En la medida que el líder se aleja del grupo, y se corona como rey de la fortaleza sitiada, los miembros estarán más propensos a no hacer lo que se espera que hagan.
Si analizamos bien, ciertamente todas las desventajas de las últimas etapas del desarrollo grupal pueden ser evitadas a tiempo, restableciendo, al menos, el paradigma del líder, que más que persuasivo en su actitud, debe ser cooperativo ante estas situaciones. El líder puede eliminar a tiempo esta situación, puede ahorrarle estos malos momentos al grupo logrando una comunicación más exacta entre los miembros, controlando a los más habladores, haciendo hablar a los callados, siendo sensible a los puntos de vistas no expresados, así como proteger los puntos de vistas de la minoría, manteniendo en movimiento la discusión, desarrollando habilidades de conclusión, estimulando desacuerdos para aumentar la calidad del análisis, pero a su vez controlar cualquier desacuerdo excesivo que reduzca la posibilidad del mismo acuerdo, debe tratar más que de un consenso grupal (consentimiento de los miembros), debe lograr una concertación (concordancia entre los miembros) de ideas y alternativas. La concertación grupal es sinónimo de éxito, nunca será igual una concertación voluntaria, que un consenso en donde algunas personas consienten solo para estar a tono con las otras o para salir del paso sin quedar plenamente convencidos de que la alternativa tomada es la mejor.
Como se ha visto esto demuestra la tesis de que, poco a poco, el líder se convierte en un facilitador para el grupo que lo encausa en como ganar la carrera de la excelencia en el trabajo y la solución de los problemas de la organización.
3. Reflexiones finales
Ahora ¿quiere todo esto decir que a pesar de todo a vuelto a surgir una crisis de liderato que es la que provoca el conformismo grupal?, ¿Qué volverá a transitar por las etapas ya transitadas, aún cuando esto se desarrolle desde niveles superiores del desarrollo organizacional?
Por ahora no estamos en condiciones de responder a estas preguntas. Ni podemos testificar que ya en la etapa de conformismo grupal un líder, aún aplicando estas técnicas, pueda salvar al grupo de su total desintegración. Dejemos crecer aún más el trabajo grupal en las organizaciones, dejemos que están crezcan con esta forma de trabajo en sus raíces, y entonces después podremos comentar, cuando los hechos se avizoren, nuevas consideraciones acerca del tema.
No obstante solo un hecho debe quedar claro y es que la aplicación del trabajo en equipo, las técnicas participativas en la solución de problemas en la organización más que otras técnicas, que pudieran llamarse herramientas de la primera, se ha convertido en nuestros días, en un factor de competitividad, que las distintas organizaciones están dispuestas a pagar, aún con el cambio de muchos de sus paradigmas, para contar con él.
Las exigencias son justas:
- compartir información,
- motivar a los empleados,
- formación constante,
- dedicación y esfuerzo,
- compartir responsabilidad.
Ya no hay cultura empresarial que no haga hincapié en el desarrollo profesional y humano, en la dirección participativa, en la información permanente, en el desarrollo de la información y la comunicación, y fundamentalmente el trabajo en grupo.
Muchos directivos de empresas, presos de la mentalidad de la escasez, verán escaparse la gran tajada de pastel de sus manos, pero en la manera que sepan entender que la cooperación grupal es la solución de muchos de los problemas de las empresas y no sinónimo de pérdida de poder, apreciarán también esta fórmula que no es nouveau en su concepción, pero si en su auge y aplicación.
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